صفحه اصلی       خانه

با توجه به اینكه مقرر گریده دفاتر اسناد رسمی هنگام انجام هر گونه معامله اعم از شرطی و رهنی و قطعی و امثال هم نسبت به املاكی كه دارای سند مالكیت می باشند مراتب را از اداره ثبت محل وقوع ملك استعلام نماینده بنابراین پس از وصول استعلام از دفتر خانه بشرح زیر عمل می شود: توضیح-استعلام ورقه بهادار و متحد الشكلی است وسیله دولت چاپ و منتشر می شود و سفید آن از طرف ادارات ثبت در قبال اخذ بهاء به دفاتر اسناد رسمی تحویل می گردد. پس از وصول استعلام رئیس اداره دستور ثبت آن را در دفتر اندیكاتور می دهد و برای اقدام به دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلام ارجاع می نماید. متصدی دفتر اندیكاتور استعلام را در دفتر ثبت و جهت ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می دارد. در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه خارج و همراه با استعلام به دفتر بازداشتی و پاسخ استعلامات فرستاده می شود. متصدی دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات با ملاحظه ثبت و صفحه دفتر املاكی كه ملك در آن به ثبت رسیده و نیز بررسی پرونده ثبتی پاسخ لازم را كه معمولاً بصورت فرم می باشد تهیه و آن را از نظر عدم بازداشت و بند(ز) و سایر اموریكه مقرر است گواهی می نماید. پاسخ استعلام تهیه شده توسط مسئول مربوطه امضاء و سپس با همان شماره ای كه استعلام هنگام ثبت در دفتر اندیكاتور بر آن اختصاص یافته از دفتر صادر و به دفترخانه مربوطه ارسال می گرددو پرونده جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی برگشت می شود. تذكرات:الف-اعتبار پاسخ استعلامیه هائیكه محل وقوع دفتر خانه و اداره ثبت در یك شهر است یكماه و دوایر شعب تابعه همان حوزه چهل و پنج روزاست.(بند 28 مجموعه بخشنامه های ثبتی) ب- برای هر ملك یا یك صفحه دفتر املاك یك استعلامیه تنظیم می شود و قید چند شماره ملك روی یك استعلام جایز نیست.(بند31 مجموعه بخشنامه های ثبتی)